Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND TP: Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ luôn được Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND TP Hà Nội xác định là khâu quan trọng trong công việc của toàn cơ quan, luôn được quan tâm chỉ đạo sát sao. Bộ phận văn thư, lưu trữ của Văn phòng do 1 đồng chí lãnh đạo phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị phụ trách chung và 02 công chức làm công tác văn thư (trong đó 01 công chức kiêm lưu trữ) đều có trình độ đại học.
Công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND TP Hà Nội luôn được xác định là một trong những công việc thường xuyên, quan trọng, góp phần bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Văn phòng đã chú trọng xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế, quy trình công tác: Quy định về công tác văn thư, lưu trữ; nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...; đồng thời, đã bố trí 1 Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị trực tiếp phụ trách chung, 02 công chức có trình độ đại học làm công tác văn thư (trong đó 01 công chức kiêm lưu trữ). Công tác quản lý văn bản đi, đến đã đi vào nền nếp; quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản được thực hiện tốt, bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng thể thức, thẩm quyền và bảo mật theo đúng quy định. Công tác in, sao tài liệu luôn kịp thời, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Công tác quán lý, sử dụng con dấu được thực hiện đúng quy định. Đặc biệt, trong chuẩn bị, phục vụ kỳ họp HĐND Thành phố, do yêu cầu gấp về thời gian, số lượng tài liệu nhiều, bộ phận văn thư, lưu trữ đã phối hợp chặt chẽ, hiệu quả với các phòng chuyên môn, bộ phận liên quan, bảo đảm phục vụ đầy đủ tài liệu đến đại biểu kịp thời, chính xác, hiệu quả.
Công chức bộ phận văn thư nỗ lực hoàn thành tốt công việc
Về công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Từ năm 2012 đến nay, Văn phòng đã tiếp nhận và đưa vào sử dụng phần mềm gửi nhận văn bản điện tử của các cơ quan thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND, HĐND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Văn phòng tiếp tục triển khai việc khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử của Thành phố, tiếp nhận văn bản đến và gửi văn bản đi thông qua hòm thư công vụ của cơ quan; gửi tài liệu các kỳ họp HĐND đến đại biểu Hội đồng nhân dân TP qua hệ thống thư điện tử; phối hợp cung cấp, đưa thông tin về nội dung hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội thành phố Hà Nội và Hội đồng nhân dân Thành phố lên trang thông tin điện tử của cơ quan...
Bộ phận Văn thư đã thực hiện quản lý công văn đến, công văn đi trên máy tính và ứng dụng phận mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Hàng năm, Văn phòng đều quan tâm đầu tư, nâng cấp và mua sắm máy móc thiết bị cho phần việc văn thư, lưu trữ như máy vi tính, máy scan để lưu và xử lý văn bản theo hệ thống công nghệ thông tin của thành phố.
Kết quả hoạt động nhiều năm qua, bộ phận văn thư của Văn phòng luôn làm tốt nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến, xử lý kịp thời phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo của lãnh đạo Đoàn ĐBQH Thành phố, Thường trực Hội đồng nhân dân Thành phố, các Ban và lãnh đạo Văn phòng. Công tác xử lý văn bản đi đảm bảo yêu cầu và đúng quy định. Việc theo dõi văn bản đi, đến của Văn phòng có sổ đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên phần mềm đầy đủ.
Tính đến ngày 15 tháng 11 năm 2013, Văn phòng đã tiếp nhận 4.353 văn bản đến của Trung ương, các sở, ngành, quận, huyện, thị xã, các tổ chức có liên quan (không tính đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân); phát hành 1.187 văn bản đi các loại của Đoàn ĐBQH, TT HĐND TP, các Ban, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND Thành phố. Ngoài ra, cũng đã tổ chức quản lý tốt con dấu theo quy định của Nhà nước và quy chế của đơn vị; thực hiện chữ ký điện tử trong công văn đi theo chủ trương của Thành phố.
Công tác quản lý hồ sơ tài liệu của Văn phòng luôn được quan tâm thực hiện nghiêm túc đúng quy định, đảm bảo bí mật Nhà nước. Hồ sơ tài liệu lưu trữ hiện hành của Văn phòng hiện nay được bảo quản tốt, tài liệu được để trong hộp đựng an toàn, thuận tiện khai thác kịp thời khi cần tra cứu. Kho lưu trữ đựng tài liệu được bố trí tại 02 phòng làm việc trên tầng 4, rộng khoảng 36 m2; đảm bảo khô ráo, thường xuyên kiểm tra phòng chống mối mọt và công tác phòng chống cháy nổ. Bên cạnh đó, năm 2012 Văn phòng đã chỉnh lý, chuyển 68 hộp tài liệu lưu trữ sang Chi cục Văn thư lưu trữ của Thành phố, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tương đương 80m; năm 2013 tiếp tục chỉnh lý 23m tài liệu.
Ngoài ra, hàng năm Lãnh đạo Văn phòng đã chỉ đạo kiểm tra đôn đốc và có các văn bản yêu cầu cán bộ công chức các phòng chuyên môn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu đã hoàn thành về bộ phận lưu trữ của Văn phòng vào cuối năm. Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND Thành phố thường xuyên cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ dự các lớp bồi dưỡng tập huấn do Sở Nội vụ tổ chức; triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên đến cán bộ công chức thực hiện.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND Thành phố đã đi vào nền nếp, đáp ứng yêu cầu của công việc; công văn đi, đến đều được xử lý đảm bảo chính xác, kịp thời, đầy đủ, an toàn và hạn chế được sai sót; công tác lưu trữ được chỉnh lý, bảo quản tốt, phục vụ đáp ứng yêu cầu của công việc hàng ngày đối với cán bộ, công chức trong cơ quan.
Nguyễn Thị Thanh
Lượt xem: 852
Bình luận bài viết
Chưa có bình luận nào.